Fecha de Vigencia: Enero de 2026
Ámbito de Aplicación: Todos los servicios turísticos (Tours de Naturaleza, City Tours, Expediciones y Actividades) ofrecidos por PVCO en el Valle del Cauca y el territorio nacional. Excepto venta de equipos ópticos (binoculares, telescopios)
TÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Objeto y Alcance.
El presente documento establece las condiciones y los términos bajo los cuales el Cliente podrá solicitar la cancelación de un Servicio Turístico contratado con Plan de Viaje Colombia (en adelante, PVCO), así como las reglas aplicables para el reconocimiento de reembolsos y penalidades.
Artículo 2. Definiciones Clave.
- Servicio Turístico (Servicio): Cualquier tour, actividad, paquete o expedición contratada, incluyendo pero no limitándose a Tours de Naturaleza, City Tours, y actividades de un día.
- Valor Total: El costo integral del Servicio Turístico contratado, excluyendo costos transaccionales o financieros externos.
- No Show: La ausencia del Cliente en el punto de encuentro o lugar de inicio del Servicio en la fecha y hora estipuladas, sin notificación previa.
TÍTULO II. CANCELACIONES POR PARTE DEL CLIENTE
Artículo 3. Términos Estándar de Cancelación.
Las solicitudes de cancelación deben ser enviadas por escrito (correo electrónico o medio oficial de contacto de PVCO) y serán tramitadas según la siguiente tabla, aplicable al Valor Total del Servicio y dependiendo del tiempo de anticipación a la fecha de inicio del Servicio:
| Anticipación a la Fecha de Inicio | Porcentaje de Reembolso Aplicable | Penalidad Aplicada (Retención de PVCO) |
| 30 días o más | 95% del Valor Total | 5% por Gastos Administrativos |
| 15 a 29 días | 70% del Valor Total | 30% por Gastos Operacionales y Logísticos |
| 7 a 14 días | 50% del Valor Total | 50% por Compromisos con Proveedores |
| Menos de 7 días | 0% (Sin Reembolso) | 100% (Pérdida Total del Pago) |
| No Show | 0% (Sin Reembolso) | 100% (Pérdida Total del Pago) |
Parágrafo 1. Excepción de City Tours y Actividades de Baja Logística.
Para los Servicios clasificados como «City Tours» o «Actividades de un día» que no involucren reservas de alojamiento, transporte aéreo o permisos especiales, la penalidad del 100% (0% de reembolso) se aplicará únicamente a partir de las 48 horas previas al inicio del Servicio.
Artículo 4. Sobre los Gastos Administrativos.
El 5% de penalidad por Gastos Administrativos aplicado en la cancelación con 30 o más días de anticipación cubre los costos de gestión, plataformas de pago y tiempo de asesoría incurridos por PVCO, y es de carácter no reembolsable.
Artículo 5. Cambio de Fecha o Titularidad.
- Cambio de Fecha (Sujeto a Disponibilidad): Se permite un cambio de fecha sin penalidad hasta con 15 días calendario de anticipación, siempre que el nuevo servicio se realice dentro de los 12 meses siguientes. Si el precio del nuevo Servicio es superior, el Cliente deberá asumir la diferencia.
- Cesión de Cupo: Se permite la cesión total del cupo o la transferencia de la reserva a otra persona sin penalidad, siempre que la notificación se realice con un mínimo de 72 horas de anticipación al inicio del Servicio.
TÍTULO III. CANCELACIONES POR PARTE DE PVCO
Artículo 6. Cancelación por Mínimo de Participantes o Causa Operativa. PVCO se reserva el derecho de cancelar cualquier Servicio si no se alcanza el número mínimo de participantes requerido para su realización o por causas operativas justificadas (ej. fallas logísticas mayores, indisponibilidad sobrevenida de guías).
Artículo 7. Opciones de Solución por Cancelación de PVCO. En caso de que PVCO cancele el Servicio, el Cliente tendrá derecho a elegir una de las siguientes opciones:
- Reembolso Total: Devolución del 100% del Valor Total pagado.
- Bono de Crédito: Emisión de un bono de crédito por el 100% del Valor Total pagado, redimible en cualquier otro Servicio de PVCO dentro de los 12 meses siguientes.
- Reubicación: Traslado sin costo adicional a un Servicio similar en una fecha posterior acordada.
TÍTULO IV. FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO
Artículo 8. Definición y Aplicación. Se considera Fuerza Mayor o Caso Fortuito a eventos imprevisibles, irresistibles y externos (ej. cierre de Parques Nacionales por autoridad ambiental, desastres naturales, actos de terrorismo, pandemias o disposiciones gubernamentales) que imposibiliten la prestación del Servicio.
Artículo 9. Manejo de Eventos de Fuerza Mayor. Si la cancelación ocurre debido a un evento de Fuerza Mayor, PVCO no será responsable de las penalidades de reembolso. No obstante, se aplicará el siguiente procedimiento:
Se priorizará la Reubicación o el Bono de Crédito por el Valor Total pagado. Si el Cliente insiste en el reembolso, PVCO realizará la devolución del Valor Total pagado, descontando los costos no recuperables incurridos con terceros (ej. tiquetes aéreos ya emitidos, pagos a hoteles no reembolsables, permisos no reversibles), previa presentación de la documentación que soporte dichos costos.
TÍTULO V. PROCEDIMIENTO Y TIEMPOS DE REEMBOLSO
Artículo 10. Proceso de Solicitud. El Cliente deberá enviar la solicitud de cancelación al correo electrónico de reservas de PVCO o a través de la plataforma de atención al cliente, indicando claramente el número de reserva, el Servicio contratado y el motivo de la cancelación.
Artículo 11. Plazo de Procesamiento. Una vez aceptada la solicitud de cancelación y determinado el monto del reembolso (si aplica), PVCO contará con un plazo de 15 a 30 días hábiles para efectuar el desembolso correspondiente.
Artículo 12. Método de Reembolso. Los reembolsos se realizarán mediante el mismo método de pago utilizado por el Cliente, o a través de transferencia bancaria a una cuenta bancaria nacional registrada a nombre del titular de la reserva, descontando cualquier costo transaccional o bancario derivado de la transferencia.
Plan de Viaje Colombia S.A.S se compromete a la aplicación transparente y justa de estas políticas, buscando siempre la mejor experiencia y solución para nuestros clientes.